Как работать удаленно с COVID-19 

К нам все чаще обращаются клиенты, которые хотят понять, как организуется удаленная работа сотрудников и какие решения доступны для них, учитывая мировую ситуацию с коронавирусом (COVID-19). В этой статье мы рассмотрим различные варианты для организаций, которые вынуждены использовать удаленную работу сотрудников, как временное решение на период карантина, так и как постоянную меру на случай непредвиденных обстоятельств в будущем.

Процесс планирования мероприятий на случай карантина по причине  Коронавируса  (COVID-19) очень похож на традиционное планирование BCP (business continuity plan) – план обеспечения непрерывности бизнеса, но многим организациям нужны четкие инструкции прямо сейчас.

При этом вы не должны подвергать опасности вашу компанию в вопросах организации  удаленной работы или защиты данных.

 Важно: Мы хотим подчеркнуть, что в этой статье мы не пытаемся раскрыть все возможные нюансы или проблемы, а также статья не является заменой комплексному планированию BCP. Цель этой статьи – вдохновить и подсказать вам идеи, которые помогут обеспечить удаленную работу, если это необходимо вашей компании.

Разумеется, у каждого варианта, который мы рассматриваем, будут определенные нюансы.

Поэтому мы предлагаем вам проконсультироваться с вашей ИТ-командой, ИТ-провайдером или другой организацией, имеющей опыт в подобных вопросах.

Важно отметить, что удаленная работа не является новой концепцией: многие сотрудники крупных организаций давно успешно работают удаленно. Общая черта этих фирм – эффективное использование IT-технологий. Будь то ответ на особую ситуацию или общее признание того, что удаленная работа – норма в наше время, но мы начнем с основ:

Оценим существующую обстановку

Существует высокая вероятность того, что ваша существующая ИТ- инфраструктура уже может включать в себя функции, поддерживающие удаленную работу. Прежде чем приступить к осуществлению изменений, мы рекомендуем организациям провести быстрое технико-экономическое исследование, чтобы узнать ваши существующие возможности.

Технические вопросы могут включать в себя:

• Среда рабочего стола
  • есть ли у вашей компании поддержка VDI (Virtual Desktop Infrastructure) или RDS (Remote Desktop Services)?
  • имеются ли у ваших сотрудников ноутбуки или стационарные компьютеры? У вас есть резервирование ит-систем?
  • если у вас есть компьютеры, какие ОС вы используете (Windows 10 Professional, Apple или другие?
• Эл. почта
  • доступна ли ваша электронная почта на телефонах/ПК/планшетах вне офиса?
  • использует ли ваша компания Office 365 или Exchange?
• Безопасность
  • использует ли ваша компания антивирусную защиту?
  • использует ли ваша компания двухфакторную аутентификацию?
• Приложения для повышения производительности
  • если ваша компания использует Office 365, знаете ли вы уровни подписки (E3, Business Premium)?
  • вам известно, синхронизирован ли ваш домен Active Directory с MS Azure?
• Firewall / Доступ в Интернет
  • есть ли в вашей организации брандмауэр?
  • поддерживает ли брандмауэр VPN или удаленный доступ?
  • существуют ли какие-либо ограничения на количество одновременно подключенных пользователей, установленные брандмауэром?
• Интернет-соединение
  • какое Интернет-соединение использует ваша компания? Знаете ли вы скорость отправки и скачивания?
  • можно ли увеличить скорость соединения при необходимости?
• Мобильные телефоны
  • использует ли ваша компания программное обеспечение MDM (управление мобильными устройствами)?
  • разрешено ли в вашей компании BYOD (возможность принести свое устройство)?
• Голос
  • какой тип телефонии использует ваш бизнес? Традиционную телефонию на базе УАТС, собственную систему IP-телефонии (IP PBX, например ASTERISK)  или  решения на базе облачной ВАТС (Cloud PBX)?
  • в вашу систему телефонии могут быть добавлены возможности удаленной работы?
  • у вас есть список всех телефонных номеров (номерной план компании) ?
  • есть ли в телефонной системе мобильный или программный клиент Windows?

Проработка методов и вариантов работы

Прежде чем мы сможем рассмотреть наиболее подходящие технические решения, вам необходимо хорошее понимание ваших бизнес-процессов, рабочих регламентов, состава команды и используемые ИТ-системы. Вы также можете изучить другие, менее известные способы организации удаленной работы.

• Штат сотрудников
  • сколько сотрудников у вас работает?
  • теоретически, сколько человек могут выполнять свою работу, используя удаленное устройство и телефон?
  • сгруппированы ли ваши сотрудники в команды или отделы?
• Бизнес функции
  • какое программное обеспечение используют ваши сотрудники
  • можете ли вы оценить его по критерию приоритетности и важности?
  • это частная разработка или поддерживаемые вендорами решения?
• Рабочая обстановка
  • сколько сотрудников имеют подходящее место дома, где они могут работать удаленно? (например, рабочий кабинет, стол, комната отдыха)
  • есть ли у ваших сотрудников хорошее интернет-соединение дома?
  • позволите ли вы сотрудникам взять их рабочий ПК или ноутбук домой с работы (при условии дополнительной ответственности)?
• Клиенты
  • регулируется ли ваша компания какими-либо нормативными актами или законами, которые могут запрещать сотрудникам работать дома?
  • возможно, вам придется продумать политику или кампанию, чтобы продолжать соответствовать уровню ожиданий от ваших клиентов и оставаться открытыми
• Другие соображения
  • требуется ли учитывать страховые последствия, если сотрудники работают из дома?
  • должна ли ваша компания финансировать дополнительные расходы сотрудников, работающих удаленно?

Организуем доступ к рабочему месту удаленно

Когда мы говорим о «рабочем месте», мы имеем в виду набор информационных систем и данных, с которыми предстоит работать.

1) Сотрудники получают доступ к своим рабочим станциям (ПК) удаленно, используя VPN

Если ваша компания использует Windows 10 и имеет корпоративный брандмауэр, который поддерживает VPN, один из вариантов – разрешить вашим сотрудникам удаленно получать доступ к своим рабочим станциям из дома.

Для этого они должны:

• установить VPN на свой домашний компьютер
• подключиться к рабочему месту с использованием VPN (предпочтительно с двухфакторной аутентификацией)
• запустить RDP и удаленно подключиться к своему ПК

Существует несколько необходимых условий:

• брандмауэр, поддерживающий VPN
• двухфакторная аутентификация (рекомендуется)
• ваши ПК должны поддерживать удаленный доступ и RDP
• необходимые инструкции для сотрудников

2) Персонал получает доступ к среде VDI/RDP удаленно, используя VPN, или другим способом.

Для организаций, которые уже используют VDI/RDP, доступ к рабочему месту может быть упрощен

• установите VPN на свой домашний компьютер
• подключитесь к рабочему месту с использованием VPN (предпочтительно с двухфакторной аутентификацией)
• откройте RDP/Citrix/VMWare и запустите сеанс VDI

или проще:

• убедитесь, что вашей ИТ-политике и списках доступа ACL разрешен удаленный доступ
• запустите RDP/Citrix/VMWare и начните сеанс VDI

3) Доступ через программное обеспечение удаленного доступа на каждом ПК

Teamviewer – компьютерная программа, обеспечивающая удаленный доступ к ПК. Это самое быстрое и самое небезопасное решение.

Мы не рекомендуем данное решение, но оно потенциально самое быстрое в случае, если у вашего бизнеса нет VPN, RDP / VDI и подобных решений.

• приобретите программное обеспечение для удаленного доступа – Teamviewer или похожие
• установите его на каждую рабочую станцию
• убедитесь, что вы используете политику безопасности и двухфакторную аутентификацию
• сотрудники запускают клиент удаленного доступа дома, выбирают свой компьютер и подключаются

4) «Облачный» вариант работы

Если ваша компания изначально использует облачные технологии, такие как Office 365 и Sharepoint, в вашем распоряжении может быть целый ряд безопасных вариантов с минимальными затратами и ограничениями.

• пользователи будут иметь доступ к Microsoft Office через веб или настольные приложения
• сотрудники могут получить доступ к документам в Sharepoint безопасно и из дома
• Yammer, Office и Sharepoint способствуют гибкому и безопасному удаленному взаимодействию

Рабочие места персонала

Тонкий клиент на основе Raspberry Pi-4 с современным микропроцессором  отличается высокой производительностью и низким энергопотреблением

Чтобы сотрудники могли работать дома, у них должен быть подходящий ПК, ноутбук или «тонкий клиент», который они могут использовать. Есть несколько вариантов, которые вы можете рассмотреть:

• Разрешить сотрудникам использовать свои домашние ПК, рекомендуется в том случае, если вы используете RDP/Citrix/VDI с подходящим клиентом 2FA и четкой политикой доступа.
• Для того, чтобы дать сотрудникам возможность использовать свои домашние ПК, потребуется установка на них антивирусной защиты и усиление контроля безопасности на устройстве (т.е. установка патчей, обновлений и т.д.). Вам также потребуется настроить VPN для организации доступа к RDS/VDI.
• Купите новые ПК или ноутбуки для удаленной работы. Новый ПК может стоить от 35.000 до 60.000 руб, а цены на ноутбуки также начинаются от 35.000 руб.
• Используйте облачные рабочие столы. Рабочие пространства Amazon, Azure WVD и другие провайдеры могут предоставить временный рабочий стол без необходимости приобретения нового оборудования. Эти рабочие столы размещаются в облаке, поэтому можно установить безопасную связь с рабочим местом.
• Используйте специальные решения для организации доступа к удаленным рабочим столам с любых устройств. Одним из таких решений является применяемый нами продукт от компании Parallels – RAS (Remote Application Server).

Общение персонала

Если вы можете обеспечить удаленную работу, вам нужно подумать о том, как ваши сотрудники будут взаимодействовать во время пребывания вне офиса.

1) Эл. почта

Электронная почта является важным средством общения. Если ваша компания использует современную платформу, такую как Microsoft Office 365 или Exchange, удаленный доступ к электронной почте является относительно простой задачей. Недостатком электронной почты является то, что она не подходит для разговоров между несколькими участниками.

Office 365 упрощает удаленный и безопасный доступ к электронной почте для сотрудников с соблюдением правил безопасности.

2) Голос и видео

Если в вашей компании есть система IP-телефонии, вам необходимо узнать, у кого из сотрудников есть IP-телефон дома, или установить клиентскую программу телефонной системы на их мобильный или ПК.

Если у вас нет телефонной системы, которая могла бы быстро выйти за пределы вашей организации, есть альтернативы:

• Разверните собственную телефонию (Private IP PBХ) в облаке  или  оформите подписку на облачную телефонную систему ВАТС.
• Звонки между сотрудниками бесплатны, имеются функции записи звонков, просмотра статистики, настройки гибкой переадресации. Все это позволит вам сохранить контроль над ситуацией.

Для организации видеоконференций можно использовать такие инструменты как WebEx, Skype, Zoom и пр.

Если у ваших сотрудников есть ноутбуки с веб-камерами или ваша компания готова приобрести веб-камеры – тогда видеоконференции являются отличным вариантом для удаленной работы. Практически все системы имеют встроенную поддержку видео, и с помощью пары кликов сотрудники могут проводить видеоконференции друг с другом или целыми группами. Поддержка групповых чатов позволяет дистанционно осуществлять групповые встречи без дополнительных затрат.

3) Корпоративный чат

Для удобства общения сотрудников можно использовать публичные чаты типа Telegram или WhatsApp. Есть специализированные чаты для бизнеса, такие как Slack. Для работы с ними необходимо оформить месячную или годовую подписку.  Другим не менее интересным и функциональным вариантом с точки зрения корпоративной безопасности и возможности оперативного администрирования – развернуть собственный защищенный чат в облаке, например Rocket.Chat.

Функционал всех решений примерно одинаков: возможность обмениваться личными сообщениями, создавать группы и каналы, обмениваться файлами и документами, производить интеграцию с другими приложениями.

Rocket.Chat–пожалуй самое удобное  open-source решение для организации корпоративного общения

Вопросы безопасности при удаленной работе

Если вы обеспечиваете удаленную работу, вы не должны ни при каких обстоятельствах ставить под угрозу кибербезопасность или целостность вашего бизнеса.

Вы должны рассмотреть:

• Защиту данных, конфиденциальность и вопросы обеспечения сохранности персональных данных.
• Безопасность устройств, имеющих доступ к вашей сети. Системы, обеспечивающие доступ к рабочему месту, должны иметь такие же (или лучше) средства управления и защиты, чем те, которые уже используются (то есть защита конечной точки, MDM и т.д.).
• Если вы разрешаете удаленный доступ, применяйте строгие политики удаленного доступа, которые используют двухфакторную аутентификацию и ограничения Geo-IP (то есть, если ваши сотрудники находятся в России, не разрешайте удаленный доступ из других стран.)
• Убедитесь, что в ваших системах включен аудит ИТ-безопасности и ведение журнала доступа.
• Просмотр журналов и сеансов удаленного доступа, расследование любых аномалий.
• Работать на основе наименьших привилегий. Если сотруднику нужен доступ только к одному приложению или серверу, акцентируйте внимание на этом.

Сколько будет стоить удаленная работа?

По-разному. Организация удаленной работы неизбежно потребует финансовых и временных затрат. Расходы могут включать в себя:

• закупку оборудования (например, брандмауэры, ноутбуки или настольные компьютеры, серверы)
• приобретение подписки на программное обеспечение (Office 365, Remote Access Software и пр.)
• стоимость лицензии на ПО
• консультирование специалистов и затраты на внедрение
• прочие расходы

Хорошая новость – с использованием облачных технологий можно перейти на ежемесячные платежи. Независимо от ситуации, это означает, что ваша компания платит только за те ресурсы, которые использует. Это позволит избежать значительных начальных вложений.

Заключение

С таким количеством различных технологий и опций, доступных для облегчения удаленной работы – все это может стать реальностью. С развитием ситуации с коронавирусом (COVID-19) удаленная работа становится необходимым решением для любой компании.

Каким бы ни было ваше отношение к ситуации с коронавирусом, она побудила многие компании изучить возможности организации удаленной работы или пересмотреть планирование BCP.

Несмотря на то, что наилучшим вариантом считается иметь разработанный план обеспечения непрерывности бизнеса BCP, мы понимаем, что многие организации, возможно, не разработали этот план или не полностью изучили возможности и способы организации удаленной работы.

• Мы рекомендуем вам ознакомиться с вышеизложенными вариантами, обсудить их с вашей ИТ-командой/ИТ-провайдером и вашими коллегами.
• Технологии и облачные сервисы значительно повышают удобство и простоту удаленной работы. Ежемесячные платежи – гибкий и удобный вариант использования облачных сервисов.
• Ваша компания, возможно, уже имеет возможности и инструменты для удаленной работы – их просто нужно настроить.
• Наряду с техническим контролем важно проработать вопросы политики безопасности, способы управления временем сотрудников, разработка руководящих принципов и инструкции.
• Также не забывайте учитывать любые нормативные, конфиденциальные, юридические или страховые последствия, выходящие за рамки этой статьи.

Если вашему бизнесу нужна помощь или консультация по организации удаленной работы сотрудников, обратитесь к нашей команде за возможными решениями. Позвоните по телефонам 8 (800) 2000-727 или +7 (495) 727 22 82, отправьте электронное письмо на адрес sales@telediscount.ru или оставьте заявку  на нашем веб-сайте.

Также Вы можете оставить заявку, нажав на кнопку ниже.

Связаться с нами